Kaip transformuoti užsakymų valdymą. Užsakymų valdymas ir atsargų valdymas yra vieni svarbiausių veiklos elementų prekybos versle. Nors labai dažnai į tai nekreipiama pakankamai dėmesio, nes atrodo, jog tai vyksta savaime. Visgi nuo šių operacijų efektyvumo priklauso, kaip efektyviai veikia verslas. Dėl to svarbu optimizuoti tiek užsakymų, tiek ir atsargų valdymą. Šiame straipsne pateikiame trumpą gidą, kaip galite tai atlikti per 12 mėnesių.
Kaip transformuoti užsakymų valdymą
12 mėnesių veiklos transformacijos kelias
Transformacija yra veiksmingiausia, kai ją suskaidome į pamatuojamus etapus. Ir 12 mėnesių laikotarpis yra pakankamas laikotarpis įgyvendinti ženklius pokyčius bei pasiekti rezultatus.
0-2 mėn. – pagrindai
Tai apima bendros tvarkos įvedimą ir jos palaikymą, ir čia kalbame apie duomenų tikslumą bei tvarkingumą.
- Sutvarkykite pagrindinius prekės (SKU) duomenis – standartizuokite pavadinimus, barkodus, terminus, įveskite papildomas dydžius tokius kaip minimalus užsakymo kiekis, pakuotė ir pan.
- Sukurkite centralizuotą atsargų matomumą visuose kanaluose, t.y. kad visose sistemose, kurias naudojate matytumėte tą patį prekės likutį.
- Įjunkite automatinį rezervavimą prekės pirkimo metu bent prioritetiniams SKU, kad išvengtumėte prekės pardavimo be likučio.
2-5 mėn. – greitos pergalės
Kai jau turite tvarkingus duomenis, svarbu nesustoti ir neskubėti per daug, visgi pirmus laimėjimus galite pasiekti, kurie paskatins dirbti toliau ir atneš pastebimų rezultatų.
- Automatizuokite klientų užsakymų patvirtinimus ir pranešimus, apie gautą/ sėkmingai apmokėtą ar išsiųstą klientui užsakymą.
- Automatizuokite bei standartizuokite grąžinimų taisykles. Grąžinimų neišvengsite, todėl nusistatykite tvarką, kaip tai vyks, kad kiekvienas grąžinimas nebūtų tarsi pirmą kartą atliekamas veiksmas.
- Pradėkite valdyti atsargų likučius. Atsargų valdymas turi didelį įtaką verslo sėkmei. Ir tikrai galite įsigyti labai modernų atsargų valdymo įrankį už prieinamą mėnesio prenumeratą. Tokiu būdu galite pradėti valdyti atsargas 10-15 SKU, palaipsniui didindami valdomų SKU skaičių.
5-9 mėn. apimčių didinimas
Kai pirmieji atlikti žingsniai jau pradėjo duoti rezultatų, aiškūs duomenys, laiku informuojami klientai, pradėti planuoti atsargų likučiai, laikas didinti pokyčių apimtis.
- Integruokite užsakymo valdymo sistemą su ERP, API ryšiais. Tai leis greičiau ir efektyviau vykdyti bei stebėti užsakymus.
- Pradėkite vykdyti užsakymų pristatymą pagal artmiausio ir ekonomiškiauškio maršruto parinkimą.
- Skelbkite tiekėjų rezultatų užsakymų vykdymo rodiklius, vertindami patikimumą, užsakymo išpildymo tikslumą ir pristatymo laikus.
9-12 mėn. – strateginiai patobulinimai
Kai jau susitvarkėte esminius dalykus klientų bei tiekėjų užsakymų valdyme bei pradėjote profesionaliai planuoti likučius, ženkite dar žingsnį į priekį. Laikas pradėti planuoti akcijas, sezononius išpardavimus, pradėti valdyti asortimentą (plėsti, mažinti ar keisti). Šie veiksmai jau apima ne tik atsargų planavimą bei užsakymų valdymą, tačiau ir rinkodaros kampanijas, daugiau sklaidos kanalų pajungimą ir pan.
Stebimi rodikliai taip pat indikuoja, kurias vietas reikia gerinti ar keisti, todėl lygiagrečiau stebėkite svarbiausius KPI rodiklius.
KPI rodikliai, kurios verta stebėti
Užsakymų operacijos gerėja tik tada, kai matuojami tinkami rodikliai. Aiškūs KPI jungia kasdienę veiklą su finansiniais rezultatais.
- Kasdieniai rodikliai: laiku ir tiksliai įvykdyti užsakymai, išimčių kiekis, rankinių veiksmų skaičius užsakymui.
- Savaitiniai rodikliai: užsakymų įvykdymo lygis pagal kanalą, skubių siuntų išlaidos, tiekėjų laiku pristatyti užsakymai procentais.
- Mėnesio rodikliai: bendras maržos grąžos rodiklis atsargoms (ROI), atsargų payvartumas, tobulo užsakymo rodiklis.
Lūkesčių nustatymas ir ROI sekimas
Transformacija nėra greitas sprendimas. Vadovai turi būti realistiški ir nesitikėti akivaizdžių rezultatų per mėnesį ar du. Šiuo atveju labai svarbus tinkamos kompetencijos, nuoseklumas ir kantrybė.
- Pirmi rezultatai dažniausiai matomi per 3 pirmus mėnesius – sumažėjusios skubių išlaidų sąnaudos ir pagerėjęs laiku ir tiksliai įvykdytų užsakymų skaičius.
- Užsakymų valdymo sistemos ir ERP integracijos ROI priklauso nuo projekto sudėtingumo, dažnai pasiekiamas per 9–18 mėnesių.
- Finansiniu požiūriu svarbiausi svertai yra:
- kaštai vienam užsakymui bei skubių siuntų kaštai;
- prarasti pardavimai dėl prekės trūkumo bei perteklinės atsargos, kurios įšaldo apyvartines lėšas.
Transformacijos nauda verslui
Užsakymų ir atsargų valdymo transformacija per 12 mėnesių yra pasiekiamas tikslas, kuris reikalauja aiškios strategijos, įgyvendinimo etapais bei nuolatinės veiklos rodiklių stebėsenos. Nuoseklus dėmesys duomenų kokybei, procesų automatizavimui, sistemų integracijai bei KPI matavimui leidžia ne tik optimizuoti kasdienines operacijas, bet ir padeda užtikrinti finansinį verslo stabilumą, sumažinti nuostolius ir efektyviai išnaudoti apyvartines lėšas. Svarbiausia, kad šis transformacijos procesas ne tik pagerina įmonės vidinius procesus, bet ir ženkliai didina klientų pasitenkinimą – o tai ilgalaikėje perspektyvoje užtikrina verslo augimą ir konkurencingumą. Naudinga pasidomėti ir tuo, kaip užsakymų valdymą galima pagerinti.
